Conditions générales de vente

1. Conditions générales de vente pour les prestations de la société IMK comme Organisateur Professionnel de Congrès (OPC)

1.1. Sauf accord contraire exprès, IMK fournit ses prestations exclusivement aux conditions énoncées ci-après.

2. Organisation d’événements

2.1. Sauf accord contraire, IMK fournit toutes ses prestations au nom et pour le compte du responsable de l’événement.

2.2. Les demandes ultérieures de prestations sont calculées à part.

2.3. Les commandes conclues verbalement, par télécopie ou par courrier électronique donnent lieu à une confirmation écrite de IMK. Les inexactitudes ou désaccords éventuels doivent faire l’objet d’une réclamation sans délai, et au plus tard en tout état de cause le premier jour ouvrable après la réception de la confirmation de la commande. En l’absence d’une telle réclamation, les prestations confirmées sont réputées commandées.

2.4. Les programmes cadres subordonnés au nombre de participants ne peuvent être mis en oeuvre que si le nombre minimal de participants est atteint.

3. Secrétariat de congrès

3.1. Les services de secrétariat sont fournis sur la base des informations mises à disposition par le Responsable de l’événement ou les participants. Les inexactitudes manifestes doivent être signalées immédiatement par le Responsable de l’événement. IMK n’est pas tenu de procéder à des recherches et d’apporter des rectifications de sa propre initiative.

4. IMK Travel

4.1. Pour tout ce qui concerne les prestations comme gestionnaire de voyages, IMK intervient exclusivement en qualité d’intermédiaire. Le responsable de l’événement est tenu d’en informer expressément les participants dans ses invitations et autres communications, et il est responsable envers IMK des inconvénients et des préjudices pouvant résulter du non respect de cette obligation d’information. IMK ne fournit aucune garantie et n’assume aucune responsabilité en ce qui concerne les prestations de tiers fournies par son intermédiaire.

4.2. Si le responsable de l’événement n’est pas lui-même le donneur d’ordre / client des prestations d’agence de voyages, il doit en outre indiquer comme conditions de participation, dans ses formulaires, les dispositions énoncées ci-après applicables aux prestations d’agence de voyages, et il est directement responsable envers IMK de l’exécution régulière des obligations incombant au client, ainsi que des inconvénients et des préjudices résultant de leur éventuelle inexécution.

4.3. Les réservations sont prises exclusivement par écrit. Le client est responsable de l’exactitude des renseignements nécessaires pour l’exécution des réservations, et il prend acte du fait que IMK n’est pas tenu de procéder à des recherches à ce sujet.

4.4. Les inexactitudes du contenu d’une commande doivent faire l’objet d’une réclamation justifiée de la part du Client dans un délai de trois jours à compter de la réception, sous peine de nullité de la réclamation en question.

4.5. Le Client prend acte du fait que, selon le contenu des prestations et les nécessités organisationnelles, en cas de prestations assurées par des sociétés étrangères, le droit d’un pays étranger pourrait s’appliquer.

4.6. Le Client doit indiquer s’il passe commande en son propre nom ou pour un tiers. Dans un cas comme dans l’autre, le Client assume la responsabilité de la réservation et répond directement envers IMK des inconvénients et préjudices éventuels résultant d’un manquement du Client aux obligations lui incombant.

4.7. IMK est en droit, dans le cadre de la réservation, d’exiger des frais de traitement ainsi qu’un acompte (minimal). Les événements dont le budget est pris en charge par les sponsors doivent être payés à l’avance à hauteur de 100 %.

4.8. Le solde du prix et le remboursement des dépenses engagées sont dus au moment de la remise des documents de voyage ou des vouchers du responsable de l’événement ou du prestataire de services concerné.

4.9. Les obligations du client demeurent valables même s’il cède à un tiers tout ou partie des droits découlant du présent contrat. Le client prend en charge dans ce cas tous les frais supplémentaires en résultant et répond solidairement conjointement au bénéficiaire effectif des prestations.

4.10. Le client prend acte du fait que, en cas d’épuisement de contingents de chambres d’hôtels, il peut se produire dans certaines circonstances des goulots d’étranglement. Par conséquent, IMK est en droit, le cas échéant, de fournir, en lieu et place de la réservation d’hôtel initiale, un hébergement substitutif de la même catégorie. Pour autant que le changement de réservation se fasse dans la même catégorie d’hébergement, toutes prétentions à ce titre envers à l’encontre de IMK sont exclues.

4.11. En cas de résiliation du contrat du client envers le prestataire de services, le client est tenu de nous rembourser les frais d’annulation éventuellement facturés par les prestataires de services à notre société, sans retenue et majorés de nos frais de traitement, dans un délai de sept jours à compter de notre demande écrite en ce sens.

4.12. A l’exception de l’échange de données avec les partenaires contractuels et les prestataires de services nécessaire pour l’exécution des commandes par IMK, il n’est pas communiqué à des tiers, même dans les cas d’urgence, de renseignements sur le nom ou l’adresse du client et des bénéficiaires de prestations communiqués par ce dernier. Il incombe donc aux voyageurs de fournir les renseignements en question.

4.13. Chaque client est tenu de s’informer soigneusement en ce qui concerne les dispositions en vigueur en matière de passeports, de visas, de devises, de douane et de santé. IMK n’est soumis à aucune obligation d’information à ce titre.

5. Dispositions générales

5.1. IMK sélectionne soigneusement les prestataires de services et autres entreprises auxiliaires et veille à la transmission ponctuelle des paiements destinés aux prestataires de services. Toutefois, IMK ne répond pas de l’exécution effective des prestations ni de leur absence de défaut.

5.2. Le contenu des prestations et les prix sont communiqués par IMK sur la base de l’état actuel des informations. IMK, n’ayant aucune possibilité d’influer sur les prestataires de services, n’assume aucune responsabilité en cas de changements des prestations ou des prix.

5.3. IMK répond des préjudices prouvés résultant d’une inexécution contractuelle, pour autant qu’il y ait eu dol ou négligence grave de la part de IMK.

5.4. Les sommes dues à IMK le sont dès la date d’établissement de la facture et doivent être réglées dans un délai de 14 jours, sans frais ni retenues, sur notre compte d’entreprise.

5.5. En cas de retards de paiement, des intérêts de retard à un taux annuel de 8 %, majorés de la TVA correspondante à un taux de 20 %, sont réputés convenus. La partie défaillante prend en charge par ailleurs tous les frais de procédure, y compris les frais de rappel, d’encaissement, d’avocat et autres frais de poursuite.

5.6. Les sommes d’argent gardées à titre fiduciaire par IMK servent de gage à IMK pour ses créances éventuelles. IMK est en droit, en cas de retard de paiement, de satisfaire ses créances éventuelles de façon prioritaire sur les sommes d’argent en question.

5.7. Le partenaire contractuel n’est pas autorisé à compenser ses créances avec les créances de IMK à quelque titre que ce soit.

5.8. Les intérêts produits par les comptes gérés à titre fiduciaire par IMK (en particulier les comptes de congrès) sont acquis à IMK à titre de rémunération pour la gestion des comptes gérés à titre fiduciaire et les frais y afférents.

5.9. Les responsables d’événements et autres clients de prestations autorisent IMK à traiter à l’aide de moyens automatiques et à transmettre à d’autres partenaires contractuels et aux prestataires de services, dans le cadre de l’exécution de la commande, les données mises à disposition.

5.10. Tous nos rapports contractuels sont régis par le droit suisse.

5.11. Le for juridique est Bâle.

Valable à compter de mai 2016
IMK Institut pour la médecine et la communication SA, Bâle